در عصر ارتباطات، سرعت دسترسی به اسناد و اطلاعات نقش بسزائی ایفا می کند. سازمان ها برای تداوم و پیگیری فعالیت هایشان نیاز دارند مدارک و اسناد مربوطه را در جایی امن ضبط نمایند ، تا در مواقع لازم بتوانند به آنها دسترسی داشته باشند و کارها را به نحو احسن پیش ببرند. در اکثر سازمان ها، شركت ها و مراكز اطلاعاتی برای ایجاد، نگهداری و مراجعه سریع و آسان به گونه های مختلف اطلاعات از قبیل اسناد، نقشه ها، عکس ها، فیلم ها، فایل های مختلف و غیره… نیاز به سیستم بایگانی اسناد و مدارک احساس می شود.

چرا که اسناد به مرور زمان و استفاده بیش از حد فرسوده شده و از بین رفته و مسائلی دیگری همانند: امنیت اسناد در عصر اطلاعات، کمبود فضای بایگانی، کاهش هزینه ها (نیروی انسانی در بایگانی های سنتی) و دسترسی آسان و سریع به مدارک و اسناد باعث شده نسبت به گذشته احساس نیاز بیشتری به استفاده از سیستم های مكانیزه در مراكز بایگانی و چرخه مكاتباتی سازمان خود داشته باشید.

با استفاده از نرم افزار مدیریت مکاتبات – نامه دان، قادر خواهید بود که به سادگی هر چه تمامتر و تنها در ظرف ۱ دقیقه متن نامه مورد نظر خود را با توجه به قالب ها و پیش نویس های از پیش تعیین شده، آماده کرده و چاپ نمائید. به صورت دلخواه قالب های مختلف شماره گذاری ایجاد کرده و استفاده نمائید. برنامه به صورت خودکار مقادیر شماره گذاری را کنترل خواهد کرد.

در نسخه کامل نرم افزار، بیش از ۴۵۰ متن پیش نویس نامه در ارتباط با شرایط عمومی پیمان آماده و تنظیم شده است که تنها با یک کلیک متن هایی نامه قابل چاپ خواهد بود.

علاوه بر موارد یاد شده سیستم جستجوی هوشمند (امکان جستجو در تمام پارامتر های ذخیره شده به همراه نامه) این امکان را به شما می دهد تا در کمترین زمان ممکن به نتیجه دلخواه خود برسید.